Cómo usar Ayni, paso a paso

Activar su cuenta

Quién: Cada persona del equipo

1. 1Busque en su correo el mensaje “Tu acceso a … en Ayni”, enviado por no-responder@mail.redayni.cl. Si no lo ve, revise Spam o Promociones.
2. 2Presione Activar mi cuenta y luego Continuar.
3. 3Cree su contraseña: mínimo 10 caracteres, con letras y números. Es personal: no la comparta.
4. 4Acepte los Términos y la Política de privacidad. Listo: ya está dentro.

💡 El enlace sirve una sola vez y vence en 24 horas. Si venció, en la pantalla de ingreso use ¿Olvidaste tu contraseña? y le llegará uno nuevo.

Las veces siguientes

1. 1Entre a redayni.cl y presione Ingresar (guárdelo en favoritos).
2. 2Escriba su correo y contraseña. Si aparece la casilla “Verifique que es un ser humano”, márquela.
3. 3Si tienen más de una sede, elija arriba a la izquierda en qué Sede está trabajando.

Lector de código de barras

1. 1Sirve cualquier pistola lectora USB o Bluetooth: se conecta y funciona sola, sin instalar nada.
2. 2Sin pistola, use la cámara del celular: toque el ícono de cámara junto a cualquier campo de código, o el botón Escanear arriba a la derecha.
3. 3Cada vez que escanea, el producto se agrega a la lista. Si escanea una caja que tiene su propio código, se suman todas sus unidades de una vez.

Paso 1 · Sedes, bodegas y hogares

Quién: AdministraciónDónde: Menú › Sedes, bodegas y hogares

1. 1Revise la sede que ya viene creada (Casa central). Para cambiarle el nombre o la dirección, use Editar datos de la sede.
2. 2Bodegas son los lugares donde se guarda el stock (bodega central, farmacia, despensa). Use + Agregar bodega, complete nombre y tipo, y presione Agregar bodega.
3. 3Hogares y unidades son quienes consumen (cada hogar, la cocina, la enfermería). Use + Agregar hogar o unidad, indique cuántos residentes tiene y qué bodega lo abastece.
4. 4Para corregir algo ya creado, presione Editar en esa fila, cambie lo necesario y Guardar cambios.

💡 La bodega marcada con ★ es la principal: el sistema la propone por defecto al recibir y entregar.

Paso 2 · Productos

Quién: Administración o BodegaDónde: Menú › Productos › Importar desde Excel

1. 1Prepare una planilla con al menos el nombre de cada producto. Puede agregar categoría, unidad (litro, kilo, comprimido…), código de barras, stock mínimo y costo. Si no tiene una, descargue la plantilla de ejemplo.
2. 2Suba el archivo o copie las celdas en Excel y péguelas. El sistema reconoce las columnas solo; revise que cada dato quede en su lugar.
3. 3Mire la vista previa y presione Importar. Si alguna fila tiene un problema, verá arriba el número de fila y qué corregir.
4. 4Los medicamentos quedan con control de lote y vencimiento obligatorio.

💡 Un producto puede tener varios códigos de barra: el de la unidad, el de la caja (por ejemplo, “caja = 20 comprimidos”) y el nuevo si el fabricante lo cambia. Se agregan en la ficha de cada producto, en Códigos de barra y presentaciones.

Paso 3 · Proveedores

Quién: Administración o BodegaDónde: Menú › Proveedores

1. 1Agregue uno a uno con el formulario, o use Importar desde Excel si ya tiene su lista.
2. 2El sistema revisa que el RUT, el correo y el teléfono sean válidos.

Paso 4 · Donantes

Quién: Administración o BodegaDónde: Menú › Donantes

1. 1Registre empresas, fundaciones, municipios y personas que donan, uno a uno o con Importar desde Excel.
2. 2Cada donante tendrá su propio informe de impacto: qué donó y en qué hogares se usó.

Paso 5 · Inventario inicial

Quién: Administración o BodegaDónde: Menú › Primeros pasos › Cargar inventario

1. 1Arriba a la derecha, elija la bodega donde está el stock.
2. 2Elija cómo cargarlo: Escanear productos (uno a uno con la pistola) o Desde Excel (producto, cantidad, lote, vencimiento).
3. 3Revise y confirme. Desde ese momento el sistema sabe qué hay y dónde.

💡 Si una bodega es grande, cárguela por partes (por ejemplo, un estante a la vez). Lo importante es no contar dos veces lo mismo.

Paso 6 · Usuarios del equipo

Quién: AdministraciónDónde: Menú › Usuarios

1. 1Escriba nombre, correo y rol de cada persona (ver Quién hace qué). Para jefaturas, cocina y enfermería, indique también su sede.
2. 2Presione Crear usuario. A la persona le llega un correo para activar su cuenta y crear su propia contraseña.
3. 3Si alguien deja la institución, edite su usuario y márquelo como inactivo: no podrá entrar, pero su historial se conserva.

Recibir una donación

Quién: BodegaDónde: Menú › Donaciones › Recibir donación

1. 1Elija el donante (o créelo ahí mismo con Nuevo donante) y la bodega que recibe.
2. 2Escanee cada producto. Para medicamentos y alimentos, indique lote y vencimiento (vienen impresos en el envase).
3. 3Presione Recibir e ingresar a stock. El stock sube de inmediato y la donación queda ligada al donante para su informe.

Entregar a un hogar

Quién: Bodega, Cocina o EnfermeríaDónde: Menú › Entregas y consumo

1. 1Elija el hogar o unidad que recibe. El sistema propone la bodega que lo abastece.
2. 2Escanee o busque los productos y ajuste las cantidades.
3. 3Presione Registrar entrega. El sistema descuenta primero lo que vence antes y no deja entregar productos vencidos.

Pedir insumos a bodega (solicitud interna)

Quién: Cocina o Enfermería piden · Jefatura aprueba · Bodega despachaDónde: Menú › Solicitudes internas

1. 1Quien necesita insumos entra a Solicitudes internas, crea una solicitud nueva, agrega los productos y la envía.
2. 2La Jefatura de sede la ve en el mismo menú (con un número de aviso) y la aprueba o la rechaza indicando el motivo.
3. 3Bodega abre la solicitud aprobada y la despacha: el stock se descuenta y quien pidió ve que ya fue entregada.

Comprar a un proveedor (orden de compra)

Quién: Bodega o Jefatura la arma · Dirección la apruebaDónde: Menú › Compras

1. 1Cree una Nueva orden de compra: elija el proveedor y agregue productos, cantidades y precios. En Alertas verá qué productos están bajo el mínimo.
2. 2Envíela a aprobación. Dirección la revisa y presiona Aprobar orden.
3. 3Cuando llega la mercadería, abra la orden y registre la recepción (puede ser parcial). El stock sube con su lote y vencimiento.

Mermas, ajustes y traspasos entre bodegas

Quién: Bodega o JefaturaDónde: Menú › Inventario › Mermas, ajustes y transferencias

1. 1Use merma para lo que se perdió, se rompió o venció, indicando el motivo.
2. 2Use transferencia para mover stock de una bodega a otra (por ejemplo, de la central a la farmacia).
3. 3Nada se borra: cada cambio queda con usuario, fecha y motivo.

Toma de inventario (conteo físico)

Quién: Bodega cuenta · Jefatura cierraDónde: Menú › Inventario › Toma de inventario

1. 1Inicie una Nueva toma de inventario: total (toda la bodega) o parcial (solo lo que escanee, por ejemplo medicamentos).
2. 2Bodega cuenta escaneando. Mientras cuenta no ve cuánto dice el sistema: así el conteo es real.
3. 3La Jefatura revisa las diferencias y presiona Cerrar y ajustar inventario. Los ajustes quedan registrados a nombre de esa toma.

💡 Recomendación: una toma total al partir y conteos parciales mensuales de medicamentos.

Alertas: qué reponer y qué vence

Dónde: Menú › Alertas (y la pantalla de Inicio)

1. 1Revise cada semana los productos bajo el stock mínimo y los vencimientos próximos.
2. 2Los vencidos deben retirarse y registrarse como merma: el sistema ya no permite entregarlos.
3. 3Para saber qué es o dónde está un producto, use Escanear y lea su código o la etiqueta del lote.

Ver cómo va y rendir cuentas a los donantes

Quién: Dirección y AdministraciónDónde: Menú › Informes e impacto

1. 1Vea el consumo por hogar, las donaciones de las últimas semanas, las mermas y la cobertura por categoría.
2. 2En Impacto por donante, abra un donante para ver qué donó, cuánto vale y en qué hogares se usó. Puede imprimirlo o guardarlo en PDF para enviárselo.
3. 3En Movimientos está el historial completo, con filtros y exportación a Excel (CSV).